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REGOLAMENTO
Approvato con deliberazione del C.C. n° 22
del 3.11.2004 Art. 1 - Oggetto del regolamento
1.
Il presente regolamento
disciplina i casi nei quali è consentito il sostenimento da parte
dell’Amministrazione comunale di spese di rappresentanza, e si prefigge di
uniformare la trattazione della materia nel rispetto della normativa
vigente, di semplificare le procedure e di migliorare la gestione
amministrativa e contabile della relativa attività. Art. 2 - Definizione di spesa di rappresentanza 1. Sono spese di rappresentanza quelle derivanti da obblighi di relazione, connesse al ruolo istituzionale dell'ente, e a doveri di ospitalità, specie in occasione di visite di personalità o delegazioni, italiane o straniere, di incontri, convegni e congressi, organizzati direttamente dall'Amministrazione comunale o da altri, di manifestazioni o iniziative, in cui il Comune risulti coinvolto, di cerimonie e ricorrenze, civili e religiose.
2.
Sono parimenti spese di
rappresentanza quelle che favoriscono la valorizzazione verso l’esterno
dell’immagine del Comune, del suo territorio e delle sue strutture, la
nascita e/o lo sviluppo di iniziative in campo socio-economico, attraverso
rapporti ufficiali con soggetti pubblici e privati, nonché quelle che, per
consuetudine affermata o per motivi di reciprocità, siano effettuate in
occasione di rapporti tra gli organi di governo dell’ente che agiscono in
veste rappresentativa e organi o soggetti estranei, anch’essi dotati di
rappresentatività. Art. 3 - Specificazione delle spese di rappresentanza1. Costituiscono spese di rappresentanza, in particolare, quelle relative alle seguenti iniziative, quando sussista un interesse dell'Amministrazione, ovvero per garantire: - ospitalità di soggetti investiti di cariche pubbliche e dirigenti con rappresentanza esterna di enti e associazioni a rilevanza sociale, politica, culturale e sportiva o di personalità di rilievo negli stessi settori; - offerta di generi di conforto (spuntini, caffè, aperitivi, bibite, ecc.) a ospiti ricevuti dal Sindaco e dagli assessori che siano investiti di cariche pubbliche o dirigenti con rappresentanza esterna di enti, associazioni a rilevanza sociale, politica, culturale e sportiva; - colazioni di lavoro giustificate con motivazioni di interesse pubblico del Sindaco e degli assessori delegati con ospiti che rivestono le qualifiche dei precedenti punti. Ad essi sono equiparati i componenti delle delegazioni e gli autisti di rappresentanza; - cura di allestimenti (imbandieramenti, illuminazioni, addobbi floreali, ecc.) consegna o invii di omaggi (generi di conforto, medaglie, targhe sportive, fiori o corone, volumi, presenti vari, ecc.); - servizi fotografici relativamente a visite e manifestazioni ufficiali; - onoranze commemorative in occasione di determinate ricorrenze ufficiali; - fornitura di carta intestata per il Sindaco, biglietti augurali ed invito e relativi accessori, cancelleria, nonché le relative spese di affrancatura postale. 2. Le targhe, le coppe e gli altri premi di carattere sportivo vengono concessi solo in occasione di gare e manifestazioni a carattere comunale, provinciale, regionale, nazionale ed internazionale che si svolgono o transitino sul territorio comunale.
3.
Sono assimilate alle spese di
rappresentanza le spese per necrologi, corone di fiori, manifesti murali,
telegrammi, ecc., in occasione delle onoranze funebri di personalità
rappresentative esterne od interne, tenuto anche conto della notorietà della
persona e del contributo reso in attività di servizio. Art. 4 - Spese di rappresentanza fuori sede
1.
Agli amministratori comunali è
consentito offrire colazioni ed omaggi anche fuori sede, in occasione di
missioni o viaggi, estero compreso, nei limiti della convenienza e nel
rispetto dei presupposti sostanziali di cui al presente regolamento. Art. 5 - Casi di inammissibilità di spese di rappresentanza 1. Non sono ammesse le colazioni di lavoro, quando i partecipanti sono tutti amministratori comunali e/o dipendenti dell'ente. 2. Non possono usufruire della colazione di lavoro a carico del Comune i dipendenti pubblici quando siano in missione e godano del relativo trattamento. 3. Non è ammessa la colazione di lavoro per i componenti di commissioni che percepiscono il gettone di presenza o altre indennità.
4.
In ogni caso, non rientrano
nelle spese di rappresentanza quelle spese che, in generale, evidenzino una
carenza di documentazione giustificativa o che, pur in presenza di una
dimostrazione documentale, non garantiscano l’esistenza dei presupposti
sostanziali di cui al presente regolamento. Art. 6 - Predeterminazione fabbisogno annuale 1. L'Amministrazione determina ogni anno, con provvedimento da adottarsi dalla Giunta, l'ammontare della spesa relativamente a quanto stabilito dagli artt. 2 e 3 e ne prevede la relativa spesa nell’ambito delle disponibilità del bilancio approvato. La predeterminazione del fabbisogno di cui al presente comma potrà essere effettuata anche in sede di approvazione del P.E.G., o atto equivalente.
2.
Particolari iniziative di
rilevante entità potranno trovare specifiche previsioni in bilancio e,
comunque, potranno essere oggetto di specifiche deliberazioni e/o
determinazioni di impegno e di liquidazione da parte dei rispettivi
responsabili. Art. 7 - Impegno e liquidazione spese di rappresentanza 1. Le spese di rappresentanza, nell’ambito del fabbisogno determinato annualmente, sono ordinate dal Sindaco, dagli assessori delegati e dal responsabile dell’unità organizzativa, secondo le rispettive competenze, mediante apposito atto, il quale deve indicare, per ogni singola spesa, le circostanze ed i motivi che hanno indotto a sostenerla ed i soggetti che hanno beneficiato della stessa. 2. Le spese stesse sono liquidate dal responsabile dell’unità organizzativa competente, mediante apposito atto, previa presentazione di regolari fatture, ricevute fiscali, ecc., debitamente vistate da chi le ha disposte, e previa verifica di tutta la documentazione utile e le circostanze ed i motivi che legittimano la spesa stessa. 3. Nel caso in cui il soggetto titolare, per la particolare natura della spesa, abbia provveduto direttamente, si procederà al rimborso previa presentazione della documentazione probatoria in originale.
Art. 8 - Concessione di anticipazioni e pagamento fatture 1. L'economo provvede ad anticipare le somme necessarie al soggetto titolare della spesa, su richiesta del medesimo, per le prenotazioni ed i servizi di cui agli artt. 2 e 3, alla concessione di anticipazioni di fondi nonché per il pagamento delle relative fatture. 2. Periodicamente si dovrà provvedere alla liquidazione della spesa con atto dell’unità organizzativa competente in favore dell'economo, il cui fondo verrà così reintegrato.
Art. 9 - Norme finali 1. La spesa annua sostenuta per spese di rappresentanza è soggetta alle limitazioni di legge vigenti nel tempo, le quali possono essere superate soltanto in casi eccezionali, previa adozione di motivata deliberazione da parte della Giunta comunale. 2. Per tutto quanto non espressamente disciplinato dal presente regolamento si rimanda alle vigenti disposizioni legislative e regolamentari in materia nel tempo vigenti
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